7 praktische und einfache Tools aus 7 Jahren HomeOffice

Was für viele gerade neu und cool (oder auch nervig) ist, ist für mich seit vielen Jahren „State-of-the-Art“ – das remote Arbeiten, mobil, von irgendwo auf der großen weiten Welt. Ich persönlich mag das sehr, weil es einfach unabhängig macht.

Nachstehend liste ich, aus meiner Erfahrung, die einfachsten Tools aus, mit denen Teams praktisch zusammenarbeiten können:

1.  Für die einfache Terminkoordination zwischen Team-Mitgliedern: https://doodle.com/de/ – rechts oben den „Doodle erstellen“-Button drücken. Seine Funktionalität reicht in den meisten Fällen aus. (Nicht auf den mittigen Button „Jetzt gratis testen“ gehen; in dem Fall kommt man sofort zu den Bezahlversionen.)

2.  Meine allererste Wahl für Video-Konferenzen ist https://zoom.us/meeting/schedule. Hier würde ich zur billigsten Bezahlversion raten, da die gratis-Version nach 40 Minuten Sprechzeit gnadenlos abschaltet. Man kann dann zwar einen neuen Link nutzen, diese Unterbrechung dient einer reibungslosen Kommunikation oftmals nicht.
Was ZOOM schon seit einigen Monaten ganz toll macht, sind die Video-Tutorials. Je nachdem, wer sie macht, führen sie sehr anschaulich in die Thematik ein: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206618765-Zoom-Video-Tutorials
(Skype mag ich von der Qualität her weniger, als Video-Konferenz-Tool, da die Qualität oftmals schlecht ist. Aktuell ist ZOOM allerdings oftmals überlastet und da bietet sich Skype, die Gratisversion, als Plan B an.)

3.  Mit Projektmanagement-Software habe ich kaum Erfahrung; weder Asana noch Trello haben mich je restlos begeistert. Monday soll gut, aber eben auch nicht einfach sein. Hier steht wohl die Killeranwendung, wie es eben Doodle und Zoom sind, noch aus. Ein guter Überblick findet sich hier: https://t3n.de/news/corona-12-tools-home-office-1262398/

4.  Als Virenschutz hat sich für uns als KMU Norton bewährt – hierzu gibt es Packages für alle möglichen Bedürfnisse. Es ist zudem sehr einfach zu nutzen, selbst der Virenscanner, falls man einen Befall (des Computers!) vermutet. Mit einem Wort: Es ist dodel-geprüft (durch mich 😉): https://de.norton.com/

5.  Unsere Daten sind schon lange in der Cloud – dazu gibt es eine Reihe von Anbietern. Wichtig ist, dass sie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung entsprechen, aber das lässt sich mittels Google und den Informationen der Anbieter leicht herausfinden.

6.  Für die Übermittelung großer Datenmengen, zB in unserem Fall für Presse-Fotos, nehmen wir seit Jahren die Gratis-Version von Wetransfer: https://wetransfer.com/. Die Anwendung ist kostenlos und selbsterklärend.

Was es aktuell gratis gibt an Software und Plattform-Angeboten listet die Süddeutsche Zeitung hier gut auf: https://www.sueddeutsche.de/digital/coronavirus-gratis-tools-apps-homeoffice-1.4847495

7.  Fürs Handy, statt Messenger und Whatsapp, empfehle ich Signal oder Threema – chatten und telefonieren soll darüber sicherer sein. Threema ist allerdings, genau deshalb, kostenpflichtig (unterer einstelliger Bereich) und wird von uns für die Übertragung von Passwörtern etc. genutzt.

Achtung! Übertragen Sie nie Kreditkartendaten (zB für manche Bestellungen) zeitgleich auf einem Kanal, sondern zB getrennt auf zwei verschiedenen Kanälen, zB Mail und Signal oder Threema und sms.

Und zum Abschluß wie gewohnt 3 Learnings aus 7 Jahren Home Office:

Learning Nummer Eins: Haben Sie keine Angst vor der Technik und den Tools! Vieles, sehr vieles, ist selbsterklärend und wirklich, wirklich einfach. Also: Gehen Sie nicht ran mit dem Mindset „das kann ich nicht“ oder „das geht nicht“, sondern seien Sie einfach neugierig und spielerisch und probieren Sie aus. Bewährt hat sich auch, Kinder und Jugendliche zu Rate zu ziehen. Als „digital natives“ haben Sie für die digitalen Helferlein oftmals mehr Intuition.

Learning Nummer Zwei: Nutzen Sie das Telefon. Emails sind oftmals ein Herd von Mißverständnissen. Da hilft der Griff zum Hörer! …idealerweise mit Kopfhörer, damit Sie das Handy nicht dauernd am Ohr halten müssen. Für teure Auslandstelefonate (zB in die Schweiz) empfehle ich übrigens „Skype-to-Phone“ auf Ihrem Skype-Account. Damit können Sie weltweit für einen Pappenstiehl telefonieren.

Learning Nummer Drei: Online ist nicht alles und funktioniert nicht auf Dauer. Es braucht, wenn alles vorbei ist, eine – im wahrsten Sinne des Wortes – gesunde Mischung aus Off- und Online. Und: Vergessen Sie zuhause nicht, eine Pause zu machen. Sehr altmodisch, da offline, aber sehr wirkungsvoll.

Welche Erfahrungen haben Sie mit HomeOffice? Was habe ich in Aufzählung vergessen, was sollte ergänzt werden? Schreiben Sie mir – Erfahrungsaustausch ist stets wertvoll. Ich freue mich auf Sie!